Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuoja- ja rekisteriselosteasiakirja.

REKISTERINPITÄJÄ

​

BIPORT OY LKV

Elokuja 10, 55320 Rauha, Lappeenranta
 

Yhteyshenkilö tietosuoja- ja rekisteriä koskevissa asioissa

Tatiana Vellikok, puh: +358 40 5604850
e-mail: realty@biport.fi
Elokuja 10, 55320 Rauha, Lappeenranta

 

REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ
 

BIPORT OY LKV:n asiakas- ja toimeksiantorekisteri (jäljempänä ”Asiakasrekisteri”).

 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE
 

Yleistä henkilötietojen käsittelystä
 

Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja ja noudattaa yleisiä tietosuojakäytäntöjä. Se sisältää tärkeitä tietoja henkilötietojen käsittelystä, mukaan lukien tietosuojalain ja muiden voimassa olevien lakien, asetusten, määräysten ja viranomaisohjeiden noudattaminen. Jäljempänä myös selitetään, mitä henkilötiedolla tarkoitetaan, ja kuvataan menettelytavat henkilötietojen keräämiseen, käsittelyyn ja luovuttamiseen liittyen. Lisäksi tämä dokumentti kertoo asiakkaan eli rekisteröidyn oikeuksista.
 

Henkilötietojen keräämisen tarkoitus
 

Asiakasrekisterin käyttötarkoitus on hallinnoida rekisterinpitäjän sopimus- tai asiakassuhteita toimeksiantajiin, kuten myyjiin tai vuokranantajiin, sekä hoitaa toimeksiannon suorittamiseen liittyviä suhteita toimeksiantajan vastapuoliin, kuten ostajiin tai vuokralaisiin. Lisäksi asiakasrekisteriin merkitään sopimussuhteet arviointitoimeksiantojen tai muiden asiantuntijapalvelujen käyttäjien kanssa.
 

Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja esimerkiksi asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja muilla keinoin mahdollisten asiakkaiden kiinnostuksen kohteiden selvittämiseksi, myöhemmän asiakassuhteen perustamiseksi, palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin.

​

Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, mukaan lukien laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) sekä laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000), edellyttää toimeksiantojen hoitamista ja asiakkaan omien hakujen selvittämistä. Tämä prosessi vaatii “Asiakasrekisterin tietosisältö” -osiossa mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen on pidettävä ”Toimeksiantopäiväkirjaa”, johon tallennetaan kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen.

​

Rahanpesun ja EU:n komission pakoteiden lakisääteinen valvonta
 

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017, jäljempänä “Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti sekä EU:n komission pakotteiden johdosta asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tarkistetaan, tallennetaan ja säilytetään Asiakasrekisteriin. Näitä tietoja voidaan käyttää mainitun toiminnan estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan tämän toiminnan estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

Asiakastietojen tallentaminen
 

Mikäli edellä mainittuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai jos mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. Toimeksiantotietoja käytetään myös esim. arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin liittyvissä sopimussuhteissa ja ne säilytetään Toimeksiantopäiväkirjassa vastaavalla tavalla.
 

Asiakastietojen käyttötarkoitus

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:

​

1. Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

2. Palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen

3. Kiinteistökohtainen laskutus, maksujen välitys, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen

4. Mainonnan kohdentaminen sekä palveluita koskeva analysointi ja tilastointi

5. Asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta

6. Palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen

7. Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen

8. Muut vastaavat käyttötarkoitukset
    

Mitä jos asiakastietoja jää saamatta?
 

Mikäli rekisterinpitäjä ei saa hänelle tarkoitettuja ym. välttämättömiä tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asiakkaan kanssa. Myös jos asuntoesittelyssä ei saada kävijän tunnistamiseksi riittäviä tietoja, ei kyseistä henkilöä voida välttämättä päästää asuntoesittelyyn.

 

ASIAKASREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Henkilöasiakas:

​

1. Henkilöasiakkaan perustiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, e-mail, henkilötunnus tai syntymäaika ja paikka

2. Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, ostotarjouksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot

3. Lupatiedot ja kiellot, esim. kiinteistöjen osto-, rakentamisluvat ja -kiellot

4. Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot

5. Pakotelistatarkistustiedot (EU:n neuvoston, USA:n valtionvarainministeriön, YK:n turvallisuusneuvoston, Iso-Britannian OFSI HM Treasury:n pakotelistat)

6. Vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten

7. Laskutukseen, maksujen välitykseen ja perintään liittyvät tiedot
    

Yritys/yhdistys/muu oikeushenkilö:
 

1. Edustajan nimi, osoite, puhelinnumero, e-mail, henkilötunnus tai syntymäaika

2. Oikeushenkilön nimi, rekisterinumero, rekisteritiedot ja toimiala

3. Oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet

4. Tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus

5. Tiedot Asiakkaan toiminnasta, taloudellisesta asemasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut Asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot

6. Pakotelistatarkistustiedot (EU:n neuvoston, USA:n valtionvarainministeriön, YK:n turvallisuusneuvoston, Iso-Britannian OFSI HM Treasury:n pakotelistat)

7. Laskutukseen, maksujen välitykseen ja perintään liittyvät tiedot.

 

Asuntonäytöillä kohteesta kiinnostuneille voidaan lähettää sähköpostitse lisätietoa kyseisestä kohteesta tai muista heidän hakukriteerinsä täyttävistä asunnoista. Vuokra-asuntohakemuksen tehneille henkilöille voidaan lähettää sähköpostitse tietoja heidän hakukriteerinsä täyttävistä vuokra-asunnoista. Tällöin käsittely perustuu välitysliikkeen oikeutettuun etuun.

​

Asiakas- ja toimeksiantorekisterit sisältävät myös välitettävään kohteeseen liittyviä henkilötietoja, kuten asunto-osakeyhtiön isännöitsijän ja hallitusten jäsenten nimet ja yhteystiedot. Näiden tietojen käsittelyn perusteena on lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Lisäksi rekisterit sisältävät mahdolliset välitystoimeksiantoihin liittyvät reklamaatiot niiden sisältämine henkilötietoineen, jolloin käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

​

​

ASIAKASTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

​

Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä. Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017, jäljempänä “Rahanpesulaki”) mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, ellei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin tai rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi.

Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta.

Muut henkilötiedot poistetaan, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta.

​

Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan asiakkaan suostumukseen, henkilötiedot poistetaan asiakkaan pyynnöstä.

​

​

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

​

Henkilötietoja kerätään Asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen ja muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien, selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai muutoin suoraan Asiakkaalta esimerkiksi asunto- ja kohde-esittelyissä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esim. isännöitsijätoimistoista, väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä.

Vuokra-asunnon hakijan luotto ja tulotiedot tarkistetaan ulkopuolisen palveluntuottajan, kuten Suomen Asiakastieto Oy:n tai Alma Talent Oy:n Tietopalveluiden, rekistereistä.

Yritysasiakkaiden tietoja voidaan kerätä myös viranomaislähteistä, kuten kaupparekisteristä.

 

 

ASAKASTIETOJEN LUOVUTUS

 

Rekisterinpitäjä on oikeutettu jakamaan henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja määräämissä rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai kun asiallinen yhteys on olemassa. Tämän seurauksena henkilötietoja voidaan jakaa esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille, kaupan tekemisen yhteydessä kaupan osapuolten pankkeihin ja toimeksiannon eri vaiheissa, kuten isännöitsijälle ja maanmittauslaitokselle.

 

Henkilötietoja ei yleensä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kuitenkin lain sallimissa rajoissa, tietoja voidaan siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tämä on mahdollista, jos tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai jos sopimusjärjestelyillä voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle voi tapahtua väliaikaisesti myös kiinteistönvälitysliikkeen pilvipalvelujen, kuten OneDriven, iCloudin tai Google Driven käytön yhteydessä.

 

Viranomaisille tietoja luovutetaan vain ja ainoastaan lain edellyttämissä tapauksissa.

 

Silloin kun rekisterinpitäjä ulkoistaa tietohallintonsa, henkilötietojen käsittelyä voi suorittaa myös rekisterinpitäjän alihankkijat, mutta ainoastaan rekisterinpitäjän nimissä. Tällaisia alihankkijoita voivat olla esimerkiksi kiinteistönvälitysjärjestelmien ja markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat sekä asuntojen myynti-ilmoitusportaalien ylläpitäjät.

 

 

ASIAKASREKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

 

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen. BIPORT OY:n kiinteistönvälitystoimiston henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus, ja henkilöstöä koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä.

 

Myös mahdollisilta BIPORT OY:n kiinteistönvälitystoimiston ulkopuolisilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia suojaamistoimenpiteitä sekä henkilötietojen lainmukaista käsittelyä. Lisäksi heidän on sitouduttava salassapitovelvoitteeseen.

​

​

ASIAKKAAN OIKEUDET

​

Asiakkaalla on oikeus saada tietää, mitä hänen henkilötietojaan on tallennettu Asiakasrekisteriin. Asiakkaan on pyydettävä tietojen tarkastusta rekisterinpitäjältä kirjallisesti ja allekirjoitettava pyyntö omakätisesti tai muulla vastaavalla tavalla. Pyyntö voidaan lähettää myös sähköpostitse.

 

Asiakkaalla ei ole oikeutta saada tietoja, jotka on hankittu rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017, jäljempänä “Rahanpesulaki”) mukaisen ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi (Rahanpesulain 4 luvun 3 §). Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin pyynnöstä tarkistaa, että näitä tietoja on käsitelty lainmukaisesti.

 

Rekisterinpitäjä antaa muut tiedot asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön vastaanottamisesta.

 

Rekisterinpitäjän pitää noudattaa tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (jäljempänä “GDPR”) 20 artiklan mukaista rekisteröidyn oikeutta siirtää henkilötietoja järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimussuhteeseen. Tämä oikeus koskee vain automaattisesti käsiteltäviä henkilötietoja.

 

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Tämä oikeus on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan tietojen oikeellisuuden ja käsittelyn lainmukaisuuden varmistamisen ajaksi.

​

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista. Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on oikeudellinen peruste.

​

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus. Tämä on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja suoramarkkinointia varten. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisterinpitäjä ei täytä velvoitteitaan rekisterinpitäjänä tai muutoin ei noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.

​

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.